Academia de Oposiciones
✦ Descripción del problema:
En una academia de oposiciones como OPOMASTER, cada semana llegan decenas de solicitudes de información:
- Correos preguntando por temarios
- WhatsApps con dudas sobre convocatorias
- Llamadas para saber precios y fechas
- Nuevos alumnos pendientes de alta
La administrativa no daba abasto:
- No siempre respondía a tiempo.
- Algunos interesados se quedaban sin información.
- El seguimiento dependía demasiado de la memoria.
- La asignación de tutores podía retrasarse.
En una academia, cada contacto perdido es un alumno potencial perdido.
✦ Solución elegida y por qué:
Un único formulario conectado a un CRM automatizado
Diseñé un sistema basado en:
- Un formulario único para centralizar todas las solicitudes.
- Un CRM interno para controlar alumnos, interesados y tareas pendientes.
- Automatizaciones de correo para evitar olvidos.
Cómo funciona el sistema
1. Solicitud de información
La persona interesada rellena el formulario:
- Selecciona la oposición que le interesa.
- Automáticamente recibe en su correo el temario correspondiente.
- El contacto queda registrado en el CRM.
2. Alta de nuevo alumno
Si se convierte en alumno:
- Se rellena el mismo formulario (o lo hace la administrativa).
- El alumno recibe un correo automático de bienvenida.
- El director recibe un aviso de nuevo alumno.
- La administrativa recibe notificación para asignar tutor.
3. Asignación de tutor
Cuando la administrativa asigna tutor en el sistema:
- El tutor recibe un correo informando que tiene un nuevo alumno.
- El alumno recibe los datos de su tutor asignado y el temario.
4. Recordatorio inteligente
Si en una semana no se ha asignado tutor:
- La administrativa recibe un correo automático con asunto urgente.
- El sistema evita olvidos sin supervisión manual.
Después de un mes de la matriculación le llega al alumno un cuestionario de satisfacción.
Las herramientas que se han utilizado son:
- Tally
- Make
- Airtable
¿Porqué elegí esta automatización?
Elegí centralizar todo en un único formulario conectado a un CRM porque el verdadero problema no era “contestar más rápido”, sino ordenar el proceso completo de captación y alta.
En academias de oposiciones, cada contacto es una oportunidad que no puede depender de la memoria o del tiempo disponible de una persona.
La automatización debía cumplir tres objetivos:
- Responder automáticamente al interesado.
- Registrar el contacto sin duplicidades.
- Generar tareas internas sin necesidad de perseguirlas manualmente.
La clave no era añadir herramientas, sino crear un flujo claro y automático desde el primer contacto hasta la asignación de tutor.
Que beneficios tuvo la automatización:
Después de implementar este sistema:
- Ningún interesado se quedó sin recibir información.
- Se eliminaron olvidos en la asignación de tutores.
- El equipo recibió avisos claros sin necesidad de supervisión constante.
- Se redujo el tiempo administrativo en tareas repetitivas.
- La experiencia del alumno mejoró desde el primer contacto.
El sistema no solo ahorra tiempo:
aporta control, claridad y tranquilidad al equipo.
✦ Quieres probarlo
Rellena el formulario como si fueras un nuevo alumno.
Introduce tus datos reales y recibirás el correo automático de bienvenida, igual que lo haría cualquier alumno de la academia.
Así podrás comprobar cómo un simple formulario activa todo el proceso sin intervención manual.
✦ Posibles mejoras del proceso
Este sistema se ha desarrollado como producto mínimo viable (MVP), pero puede ampliarse con mejoras como:
1. Panel de control para dirección
Un dashboard visual donde el director pueda ver:
- Nuevos interesados por semana
- Nuevas matrículas
- Tutores asignados
- Alumnos pendientes de tutor
- Conversión de interesado a alumno
2. Asignación automática de tutor
Asignar tutor automáticamente según:
- Disponibilidad
- Especialidad
- Número de alumnos activos
- Turno o modalidad
Reduciría intervención manual y tiempos de espera.
3. Seguimiento automatizado de interesados
Si una persona solicita información pero no se matricula:
- Envío automático de recordatorio en 3-5 días
- Información adicional sobre fechas o plazas limitadas
- Secuencia de seguimiento sin intervención manual
4. Integración con pagos
- Confirmación automática tras pago
- Generación de factura
- Activación automática de acceso a plataforma
- Avisos de cuotas pendientes
5. Automatización de comunicaciones académicas
- Recordatorios de inicio de curso
- Avisos de clases especiales
- Envío automático de materiales
- Seguimiento de asistencia
6. Métricas de rendimiento
- Tiempo medio de asignación de tutor
- Tiempo medio de respuesta a interesados
- Tasa de conversión por oposición
- Control de abandono
El objetivo de estas mejoras no es añadir complejidad, sino seguir optimizando el sistema según el crecimiento de la academia.